Museopalveluiden tietosuojakäytännöt
Me Hyvinkään museopalveluissa, taidemuseossa ja kaupunginmuseossa, haluamme turvata sinun tietojasi ja yksityisyytesi on sinulle ja meille tärkeää. Haluamme kertoa sinulle tietoihisi liittyvistä tietojen käsittelystä, jotta tietojesi käsittely olisi läpinäkyvää. Käsittelemme tietojasi vain käsittelyperusteen mukaisiin toimintoihin. Toimielin, joka viime kädessä vastaa museopalveluiden rekisterinpidon lainmukaisuudesta, on Hyvinkään kaupungin kulttuuri- ja hyvinvointilautakunta.
Miksi keräämme
Museopalvelut kerää ja tallentaa tietoa mm. osana historiallista tutkimusta. (Tietosuojalaki § 4 mom. 4, henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely)
Museopalveluiden tapahtumien yhteydessä keräämme yhteystiedot osallistujilta, jotta voimme ilmoittaa mahdollisista muutoksista ohjelmaan. Keräämme osoitteita avajaiskutsujen, uutiskirjeiden ja tiedotteita lähettämistä varten. Museopalveluiden tapahtumien sekä kutsujen ja uutiskirjeiden yhteydessä käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1a).
Museopalveluiden palvelutoimintaa varten keräämme tietojasi mm. tilavarauslaskutusta varten. Museoiden näyttelyihin liittyvät sopimukset sisältävät myös henkilötietoja.
Missä tietoja käsitellään
Avajaiskutsujen ja uutiskirjeiden lähettämiseen käytettävät tiedot käsittelemme Creamailer-postitusohjelmassa. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työkuvan mukainen oikeus käsitellä niitä. Emme käytä tietojasi mihinkään muuhun tarkoituksiin, ellei siihen ole saatu erillistä suostumustasi. Asiakasta koskevat tiedot poistetaan postitusjärjestelmästä, mikäli asiakas haluaa tietojensa poistettavan.
Laskutettavat tilavaraukset ja tuotteet laskutetaan Hyvinkään kaupungin Sivistystoimen hallinnon kautta Kuntax-laskutusohjelmalla ja suorituksia käsitellään KuntaPro Oy:ssä, joka hoitaa Hyvinkään kaupungin taloushallintoa. Laskutetun aineiston perintää hoitaa Hyvinkään kaupungin puolesta Svea Ekonomi Oy.
Kaikkia tietosuojan alaisia tietoja säilytetään, kunnes niihin liittyvä lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja päättyy. Tietojen säilytysajoista ja hävittämisestä määritellään Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräysten ja suositusten mukaan.
Museopalveluiden toimintaa ohjaava keskeinen lainsäädäntö:
- Museolaki 2019/314
- Museoasetus 2005/1192
- Tietosuojalaki 2018/1050
- Arkistolaki 1994/831
Lisää Hyvinkään tietosuojakäytännöistä ja rekisteröidyn oikeuksista: www.hyvinkaa.fi/muut-sivut/tietosuoja/