Laskutuksesta
Hyvinkään kaupungin ostolaskun vastaanottotapa on verkkolasku. Kaupungin laskutusosoite on:
Verkkolaskuosoite/OVT 003701258660
Operaattori Telia/CGI 003703575029
Verkkolaskulla näkyvä osoite:
Hyvinkään kaupunki
003701258660
PL 299
02066 DOCUSCAN
Voitte käyttää maksutonta toimittajaportaalia, mikäli teillä ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskua laskutusjärjestelmästä. Toimittajaportaalin kautta on mahdollista tehdä ja toimittaa laskuja sähköisessä muodossa.
Rekisteröityäksenne toimittajaportaaliin, ottakaa yhteyttä Sarastia Oy:n asiakaspalveluun: p. 0206 399 400 tai https://asiakaspalvelu.sarastia.fi/lomakkeet/laskuportaalin-tukipyynto/
Ohjeita toimittajaportaalin käyttöön löydät: https://www.sarastia.fi/ohjeet laskuttajalle/
Laskuilla tulee olla aina laskutusosoitteen lisäksi tilaajan antamat tiedot:
- toimipaikka (esim. Tapainlinnan koulu, Varikko, Tilakeskus) tai vaihtoehtoisesti toimitus- tai postiosoite
- 8-merkkinen tilausviite Viitteenne-kentässä
- sopimusnumero, jos lasku perustuu sopimukseen
Kaupunki on ottanut käyttöön tilausviitteet, joiden perusteella lasku ohjautuu ostolaskujärjestelmässä suoraan käsittelijälle ja laskun käsittely nopeutuu. Tilausviite tulee olla laskun Viitteenne-kentässä. Käytettävän tilausviitteen saa tilauksen tehneeltä henkilöltä. Kentässä ei saa olla muuta tietoa kuin tilausviitenumero 8-merkkisenä. Muut mahdolliset laskulle tarvittavat lisätiedot voi laittaa esimerkiksi vapaatekstikenttään.
Huomioittehan, että esimerkiksi mainokset, tiedotteet ja tavarat on lähetettävä tilaajan posti-/toimitusosoitteeseen.
Kiinnittäkää laskutuksessa huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:
- Maksuehto ei saa olla sovittua lyhyempi. Useissa kaupungin sopimuksissa maksuehto on JYSE 2014 -ehtojen mukainen eli verkkolasku erääntyy maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta ja paperilasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta.
- Viivästyskorkoprosentti ei saa olla sovittua suurempi. Useissa kaupungin sopimuksissa viivästyskorkoprosentti on JYSE 2014 -ehtojen mukainen eli korkolain mukainen.
- Laskutettavien hintojen tulee perustua sopimukseen. Yleensä kaupungin sopimuksissa on ilmoitettu, että sopimuskumppanilla ei ole oikeutta periä kaupungilta pientoimitus- tai laskutuslisiä taikka muita lisiä.
- Hyvinkään Vesi -liikelaitoksen laskuissa ei saa olla muita kaupungin toimintayksiköitä koskevaa laskutusta.
Harmaan talouden torjunta
Hyvinkään kaupungin harmaan talouden ehkäisemisohjelmaan liittyy se, että sopimuskumppanien suositellaan rekisteröityvän Tilaajavastuu-palveluun ja sen Luotettava Kumppani -palveluun (maksullinen palvelu), josta kaupunki pystyy tarkistamaan tilaajavastuulain mukaiset asiat. Palvelusta on sopimuskumppaneille hyötyä myös heidän asioidessaan muiden hankintayksiköiden kanssa.
Vaihtoehto rekisteröitymiselle on, että sopimuskumppani toimittaa kaupungille 12 kuukauden välein tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Uusimmissa kaupungin sopimuksissa tämän vaaditaan tapahtuvan automaattisesti ilman erillistä pyyntöä.
Tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä (selvityksistä tarkemmin tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä ja 5 a §:ssä):
- Selvitys siitä, onko sopimuskumppani merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
- Kaupparekisteriote
- Selvitys siitä, ettei sopimuskumppanilla ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa tai viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä
- Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
- Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
- Rakentamistoiminnassa lisäksi todistus siitä, että sopimuskumppanilla on tapaturmavakuutuslaissa tarkoitettu vakuutus
YEL-todistuksesta
Itsenäisten yrittäjien (toiminimet ja yksityishenkilöt) tulee toimittaa ensimmäisen laskutuskerran yhteydessä ja sen jälkeen vuosittain Hyvinkään kaupungille YEL-todistus. Jos yrittäjällä ei ole velvollisuutta YEL-vakuutukseen, tulee yrittäjän toimittaa kaupungille ilmoitus puuttuvasta yrittäjän eläketurvasta tai todistus eläkkeellä olosta.
Kevan (Kuntien eläkevakuutus) ohjeiden mukaan eläketurvaa tulee karttua kaikesta tehdystä työstä. Jos kaupunki ostaa palveluja itsenäiseltä yrittäjältä, on kaupungin selvitettävä yrittäjän eläkevakuutus ja yrittäjän tulee toimittaa todistus yrittäjän eläkevakuutuksesta (YEL-todistus).
Mikäli yritystoiminta on jatkunut yhtäjaksoisesti 4 kuukautta, on itsenäisen yrittäjän otettava 6 kuukauden kuluessa yrittäjän eläkevakuutus. Jos yrittäjätoiminta on vähäistä (eläkelaitoksen vuosittain vahvistama työtuloraja), ei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YEL-vakuutusta ja työ kuuluu JuELin (Julkinen eläkejärjestelmä) piiriin.
Jos itsenäisellä yrittäjällä ei ole eläkevakuutusta, kaupunki maksaa laskutetusta työstä tai palvelusta JuEL-eläkemaksua. Yrittäjän lähettämä lasku maksetaan yrittäjälle kaupungin palkanmaksun periaatteiden mukaisesti.
Eläkkeellä oleva henkilö kuuluu JuELin piiriin 68 vuoden iän täyttymiskuukauden loppuun asti, joten kaupunki on velvollinen suorittamaan työntekijä- ja työnantajamaksut Kevalle, jos YEL-todistusta ei ole.