Aika usein, kun kerron olevani Hyvinkään kaupungilla sisäisenä tarkastajana ja tietosuojavastaavana, minulta kysytään, mitä minä käytännössä teen kertoo Jaana Ilomäki.
Sisäisen tarkastajan ja tietosuojavastaavan tehtävien tarkoituksena on Hyvinkään Pelikirjan toteutuksen, pelitapojen noudattamisen ja pelitaitojen kehittämisen tukeminen. Molemmissa työrooleissani minulla on riippumaton asema, asiantuntijavastuu työstä ja hallituksen hyväksymä toimintaohje tehtävä- ja vastuumäärittelyineen sekä tiedonsaantioikeuksineen.
Nyt alkuvuodesta, kun tilinpäätöstä valmistellaan, on minullakin yhteenvetojen ja raportoinnin aika. Yhdessä johtavien viranhaltijoiden ja toimialojen asiantuntijoiden kanssa valmistelen kaupunginhallituksen riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan selontekoa tilinpäätökseen. Tapaan johtoryhmien jäseniä ja asiantuntijoita tätä materiaalia kootessani. Tehdään siis yhdessä yhteenvetoa siitä, miten kulunut Pelikirja-vuosi on mennyt ja mitä parantamista meidän seuraavan pelivuoden aikana tulee saada aikaan.
Sisäisenä tarkastajana annan vuosiraporttini hallitukselle. Siinä kerron, mitä arviointi-, tarkastus-, ja konsultointikohteita olen vuoden 2024 aikana toteuttanut, mitä johtopäätöksiä tehnyt ja millaisia suosituksia antanut. Lyhyesti sanottuna voisi tiivistää, että kerron olemmeko tehneet oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikein.
Myös tietosuojavastaavana olen raportointivelvollinen johdolle ja hallitukselle. Tietosuojavastaavana tehtävänäni on seurata kaupungin toimialojen ja yksiköiden henkilötietojen käsittelyä ja auttaa henkilöstöä noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä. Muistutanpa tässäkin, että Ossin etusivulta ohjelmistoista löydät Navisec Flex -tietosuojamateriaalin ja testin. Pelitaitoihimme kuuluu huolellinen henkilötietojen käsittely. Yhdessä täytämme lainsäädännön osoittamisvelvollisuuden pitämällä tietomme tietosuojasta ajan tasalla ja testaamalla osaamisemme vuosittain. Tietosuojavastaavana kokoan raporttini viime vuodesta ns. tietotilinpäätökseen.
Näiden yhteenvetojen ja vuosiraporttien kirjoittamisen taustalle tarvitaan paljon kaupungin eri toimintoihin ja ihmisiin tutustumista, muiden tuottaman materiaalin läpikäyntiä, haastatteluja, yhteistä arviointia. Kummassakin roolissani koen tekeväni työtä yhdessä muiden kanssa Hyvinkään pelitavan toteuttamiseksi. Normipäivää ei työssä ole, kaupunkiin, sen toimintaan ja ihmisiin saan tutustua näköalapaikalta.
Kevään kuntavaalien jälkeen uudet luottamustoimielimet: kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat, aloittavat työnsä, uuden valtuustokauden Pelikirja laaditaan ja hyväksytään. Yhdessä meidän on jälleen hiottava pelitaitojamme joukkueena, vastuunkantajina ja toistemme kehittymisen kannustajina. Pelitilanteiden muuttuessa vastaamme ajantasaisesti ja uudella taktiikalla.
Minut tavoittaa sähköpostilla, puhelimella ja teamsilla, työpisteeni on kaupungintalolla. Käyn myös mielelläni kaupungin eri toimipisteissä ja yksiköissä.
Jaana Ilomäki
>> Aiemmat blogikirjoitukset löydät täältä