NÄIN JÄRJESTÄT TILAPÄISMAJOITUKSEN
Otathan hyvissä ajoin yhteyttä tilavaraamoon, kun suunnittelet tapahtumaasi tilapäismajoitustoimintaa. Vähintään kuitenkin kaksi kuukautta ennen suunniteltua majoittumista. Suurien tapahtumien kohdalla on syytä aloittaa suunnittelu jo vuottakin aikaisemmin. Ottaessasi yhteyttä, liitä mukaan tilavarauslomake ja palauta se osoitteeseen tilavaraamo@hyvinkaa.fi. Tilavaraamosta saat varausvahvistuksen sähköpostitse ja lisäohjeita koskien majoitusjärjestelyjä. Muistathan ilmoittaa lomakkeella myös mahdollisten lisätilojen varaukset, kuten ruokala, auditorio, kenttä jne. Koulujen keittiöt eivät ole vuorattavissa.
Alta löytyvästä listauksesta voit tutustua eri majoitustiloihin ja niiden erityispiirteisiin. Kaikki tilat eivät ole kuitenkaan aina saatavilla ja jokainen majoitustapahtuma suunnitellaan sen hetkisen kapasiteetin mukaan. Kaikki tilapäismajoitukset myönnetään harkinnanvaraisesti. Pohjakuvat majoitustilojen sijoittumisesta rakennuksessa on saatavilla pyydettäessä tilavaraamosta.
Hinta määräytyy sivistystoimen hinnaston mukaisesti ilman erikseen tehtävää yhteistyösopimusta.
SEURAAVIA ASIOITA ON HYVÄ POHTIA ENNAKKOON
Viranomaisilmoitukset
Järjestäjän tulee tehdä tilapäismajoitusilmoitus pelastusviranomaisille viimeistään 14vrk ennen majoituksen alkamista Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen sähköisen asioinnin kautta. Tarvittavat liitteet ja ohjeet saat tilavaraamosta varausvahvistuksen yhteydessä (majoituskohteen omistajan lupa tilapäismajoitukselle ja pelastussuunnitelma). Tilat ovat tarkistettuja pelastusviranomaisen toimesta.
Valvonta ja vastuut
Järjestäjä on vastuussa majoituksen käytännönjärjestelyistä ja turvallisuudesta. Järjestäjä vastaa kiinteistölle aiheutuneista vahingoista.
Tiloissa tulee järjestää valvontaa läpi vuorokauden koko majoittumisen ajan.
- Valvonnan kattavuus huomioiden eri vuorokauden ajat ja majoittujien ikä.
- Valvojien määrä ja valvojien tehtävät. Yleensä vähintään kaksi valvojaa, paloviranomaiset saattavat edellyttää useammankin valvojan läsnäolon riippuen tapahtuman luonteesta ja majoittuvista henkilöistä.
- Mitä osaamista valvojilla tulee olla esimerkiksi alkusammutuksen suorittamisesta ja ensiavun antamisesta.
Siivous- ja ateriapalvelut
Järjestäjä vastaa tilojen siisteydestä majoittumisen ajan ja tilat tulee luovuttaa siinä kunnossa, kun ne olivat majoituksen alkaessa esim. kalusteiden sijainti.
Halutessaan järjestäjä voi sopia siivouksesta ja ateriapalveluista ateria- ja puhtaanapidon kanssa. Heidän kanssaan voi sopia myös saniteettitilojen papereiden ja saippuoiden ja siivouskärryn vuokraamisesta. Nämä ovat järjestäjälle maksullisia palveluita, jotka ateria- ja puhtaanapito laskuttaa erikseen. Sähköposti ateria-japuhtauspalveluthallinto@hyvinkaa.fi.
Tilapäismajoituksen järjestämisestä löydät lisätietoa pelastuslaitoksen sivuilta.
MAJOITUSTA ON JÄRJESTETTÄVISSÄ SEURAAVISSA TILOISSA